Privacybeleid

Het KwaliteitsRegister Mondhygiënisten (hierna: KRM) hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In dit privacy beleid willen we u op transparante wijze informeren over hoe binnen het register wordt omgegaan met persoonsgegevens en op welke wijze de bescherming wordt gewaarborgd.

Privacyverklaring KwaliteitsRegister Mondhygiënisten

Versie 2023

1. Algemene overwegingen

Het Kwaliteitsregister Mondhygiënisten, verder te noemen het KRM, hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring willen we je als KRM-geregistreerde mondhygiënist op transparante wijze informeren over hoe binnen het KRM wordt omgegaan met persoonsgegevens en op welke wijze de bescherming wordt gewaarborgd.

Het KRM handelt ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens conform de daartoe geldende wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), hetgeen in ieder geval betekent dat wij:

  • Persoonsgegevens verwerken conform het doel waarvoor ze zijn verstrekt. Deze doelen en de daarvoor benodigde persoonsgegevens worden in deze privacyverklaring onder punt 2 genoemd.
  • alleen die persoonsgegevens verwerken die noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
  • passende (technische en/of organisatorische) maatregelen hebben genomen om de beveiliging van persoonsgegevens te waarborgen, zie punt 6 van deze privacyverklaring.
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan derde partijen, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze aan de vereniging zijn verstrekt, dan wel voortvloeit uit een wettelijke verplichting.
  • op de hoogte zijn van de rechten van KRM geregistreerde mondhygiënisten omtrent persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van de behandelovereenkomst en de bedrijfsvoering van het KRM, deze respecteren en KRM-mondhygiënisten hierover kunnen informeren.

Het KRM is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens van de in het KRM- geregistreerde mondhygiënisten. Marjolein Stigter is belast met het privacy beleid en is contactpersoon ingeval van vragen en of verzoeken rondom persoonsgegevens.

Contactpersoon

Naam contactpersoon: Marjolein Stigter            
Bezoekadres: Groenewoudsedijk 40
Postcode: 3528 BK
Plaats: Utrecht
Emailadres: marjolein.stigter@mondhygienisten.nl
Telefoonnummer: 030-6571013

2 Doeleinden en (bijzondere) persoonsgegevens

Het KRM verwerkt (bijzondere) persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  • Het aangaan van de overeenkomst van registratie met een mondhygiënist in het KRM voor een specifieke periode.
  • Het versturen van berichten omtrent de uitvoering van de persoonlijke (her)registratie in het KRM.
  • Het versturen van voor in het KRM geregistreerde mondhygiënisten relevante informatie over het KRM.
  • Gepersonaliseerde nieuwsbrief met update portfolio en relevante activiteiten KRM.

Voor deze diensten dient het KRM over de volgende (bijzondere) persoonsgegevens te beschikken

Persoonsgegevens 

  • NAW gegevens (het register verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens)
  • Geboortedatum en geboorteland
  • Telefoonnummer en privé adres
  • E-mailadres
  • Geslacht
  • Opleidingsgegevens: Afstudeerjaar en opleiding
  • NVM lidnummer of vermelding geen lid
  • Werkveld
  • IBAN indien afgegeven volmacht
  • Diploma

3 Verstrekking persoonsgegevens aan derde partijen

Alleen indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven genoemde doeleinden, worden gegevens aan derde partijen verstrekt. Het KRM heeft verwerkersovereenkomsten gesloten met andere partijen voor:

  • PE-online (Xaurum)
  • Direct ICT (ICT en website)
  • Accountview voor facturatie
  • ASU (Accountant)

In de verwerkersovereenkomsten zijn afspraken gemaakt om de bescherming van de persoonsgegevens van KRM-geregistreerde mondhygiënisten te waarborgen.

Het KRM verstrekt geen persoonsgegevens aan anderen partijen, tenzij zij hiertoe wettelijk verplicht is (bv opvragen persoonsgegevens in het kader van een politieonderzoek). Daarnaast worden geen persoonsgegevens aan andere partijen buiten de EU verstrekt.

Buiten de persoonsgegevens die nodig zijn voor de doeleinden zoals hierboven aangegeven en waarvoor derhalve een grondslag aanwezig is, verwerkt het KRM alleen persoonsgegevens indien hiervoor door de KRM mondhygiënist toestemming is gegeven.

4 Bewaartermijn

Het KRM bewaart gegevens gedurende de tijd dat de mondhygiënist geregistreerd is in het KRM.  Daarna alleen indien en voor zover noodzakelijk voor de belastingdienst.

5 Beveiliging van persoonsgegevens

Het KRM heeft de volgende passende technische en organisatorische maatregelen genomen om je persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking of verlies:

  • het KRM werkt met een software systeem, geleverd en beheerd STB. Met STB is een verwerkersovereenkomst gesloten en zijn afspraken gemaakt over veilig aansluiten of installeren van applicaties/programma’s.
  • De software is alleen toegankelijk voor daartoe bevoegd en geschoolde medewerkers.
  • De software/systemen zijn beveiligd met inlogcodering en autorisaties. Privacy van persoonsgegevens is gewaarborgd.
  • De systemen waarmee wordt gewerkt, zijn doorlopend beschikbaar en actueel.
  • klantenaccounts zijn altijd zo actueel mogelijk.
  • Bij mobiel inloggen, dan wel werken vanuit huis wordt veilig gewerkt.
  • Binnen het portaal zijn alle gegevens gekoppeld aan een persoonscode.
  • Er is een goede afweer tegen virussen, spam en andere gevaren van buitenaf.
  • Medewerkers van het KRM hanteren een clean desk en clean screen policy. Systemen worden uitgezet bij het verlaten van de werkplek. Systemen worden versleuteld en zijn zo nodig geautoriseerd.
  • Uitwisseling van informatie, communicatie tussen collega’s vindt altijd veilig plaats. E-mailverkeer tussen collega’s en tussen het KRM en mondhygiënisten is, bij vermelden van privacygevoelige gegevens, beveiligd.
  • Het KRM werkt volgens het NVM Protocol meldplicht datalekken.
  • Waarborgen van privacy van de persoonsgegevens binnen ons bedrijf is een regelmatig terugkerend agendapunt tijdens werkoverleg.
  • Medewerkers hebben kennis van de rechten van de KRM mondhygiënist ten aanzien van de bescherming van persoonsgegevens.

6. Rechten van u als (aspirant) KRM geregistreerde mondhygiënist ten aanzien van verwerkte persoonsgegevens

Je hebt recht op inzage van je persoonsgegevens en je dossier. Hiervoor vragen wij je wel om jezelf te legitimeren.

Daarnaast hebt je recht op wijziging en vernietiging van je persoonsgegevens, tenzij er een wettelijke reden is om deze gegevens langer te bewaren.  Vernietiging van voor de dienstverlening van het KRM noodzakelijke persoonsgegevens zou onlosmakelijk kunnen leiden tot het uitschrijven als mondhygiënist uit het register, omdat zonder die gegevens geen registratie in het KRM kan worden gerealiseerd.  

7. Vragen, opmerkingen of klachten?

Wij doen er alles aan om je persoonsgegevens goed te beschermen. Mocht je vragen of opmerkingen hebben, of niet tevreden zijn over hoe wij omgaan met je persoonsgegevens, dan kunt je contact opnemen met  Marjolein Stigter.

Marjolein Stigter probeert dan samen met jou tot een oplossing te komen. Mocht dit onverhoopt niet lukken, dan kunt u zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthouder op het gebied van bescherming van persoonsgegevens. (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl)